Vertriebsassistenz & Marketing (m/w/d)

Hamburg Feste Anstellung Vollzeit / Teilzeit

Wir entwickeln und produzieren mit gut 100 Mitarbeitenden in Büro-, Labor- und gewerblichen Berufen komplexe, innovative und unverwechselbare Premium-Aromen für Smoke, Shisha, Smoke-Free, Vape, alkoholische und alkoholfreie Getränke sowie Tee. Unsere Kunden rund um den Globus lieben unsere in Hamburg hergestellten Aromen und Destillate, und wir beliefern sie seit über 90 Jahren leidenschaftlich gerne!

Sie möchten das serviceorientierte Rückgrat unseres Vertriebsteams und des Marketing sein und diese durch effiziente Organisation und reibungslose Abläufe unterstützen?
Sind Sie ein Organisationstalent, das in einem dynamischen Umfeld stets den Überblick behält und durch Kommunikationsstärke sowie Zuverlässigkeit überzeugt? Sie haben Freude daran, Termine und Reisen zu koordinieren, Büroprozesse zu optimieren und Kundenbesuche zu organisieren? Dann kommen Sie zu uns und tragen Sie maßgeblich zum Erfolg unseres Vertriebsteams bei.

Aufgaben und Tätigkeitsbereiche

Die Aufgaben, die Sie bei uns erwarten, sind die Folgenden:

Terminplanung und -koordination:

  • Organisation und Abstimmung von internen und externen Terminen für das Vertriebsteam.

Reiseplanung und -buchung:

  • Organisation und Buchung von Bahn- und Flugtickets.
  • Reservierung von Hotelzimmern, Mietwagen und Flughafentransfers am Zielort.
  • Erstellung und Verwaltung von Reisekostenabrechnungen nach Reisen.

Allgemeine Büroorganisation:

  • Verwaltung von Terminen und Kalendern.
  • Organisation und Verwaltung von Ablagesystemen.
  • Abwicklung von Post- und Kuriersendungen.

Organisation von Kundenbesuchen:

Organisation von Kundenbesuchen:

  • Unterstützung bei der Vorbereitung von Besprechungen und Präsentationen.
  • Buchung von Besprechungsräumen und Organisation der Bewirtung.
  • Reservierung von Restaurants und ggf. Hotelzimmern für Kunden.
  • Bereitstellung von Informationsmaterialien und Präsentationen für Meetings.
  • Empfang und Betreuung von Besuchern.

Erstellung von Dokumenten:

  • Erstellung und Pflege von Excel-Dateien.
  • Erstellung und Anpassung von PowerPoint-Präsentationen.

Koordination von Werbematerialien:

  • Bestellung und Versand von Werbeartikeln und -geschenken.
  • Verwaltung des Werbemittelbestands.

Pflege und Überwachung von Provisionsregelungen:

  • Hinterlegung und Pflege der Provisionsregelungen für Agenten und Vertriebsmitarbeiter im ERP-System.
  • Überwachung und Nachverfolgung der Provisionszahlungen.

Urlaubsvertretung der Assistentin der Geschäftsleitung und am Empfang

Profil

Das alles schaffen Sie souverän, weil Sie folgendes mitbringen:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Europasekretär:in oder vergleichbare Qualifikation.
  • Nachweisbare Erfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise in einem anspruchsvollen kreativen Umfeld.
  • Ausgezeichnete Fertigkeiten in der Verwendung von MS Office (insbesondere Word, Excel und PowerPoint) sowie von ERP-Systemen.
  • Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und das Geschick, mehrere Aufgaben zu organisieren und parallel im Blick zu haben, zu koordinieren und nachzuhalten.
  • Dienstleistungsmentalität, Kommunikationsstärke, Empathie und ein professionelles, verbindliches Auftreten im Umgang mit internen und externen Partnern.
  • Diskretion und die Fähigkeit, vertrauliche Informationen verantwortungsbewusst zu behandeln.
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Wir bieten

Im Gegenzug bieten wir Ihnen folgendes:

  • Eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Position in einem dynamischen Arbeitsumfeld.
  • Die Möglichkeit, mit unserem engagierten und global tätigen Verkaufsteam wertvolle Erfahrungen zu sammeln.
  • Flexible Arbeitszeiten, attraktive Vergütung und Benefits:
  • JobRad: Fahrradleasing zu vergünstigten Konditionen.
  • Zuschuss zum Fitnessstudio-Mitgliedsbeitrag.
  • Kostenlose Ladestation für E-Bikes und Fahrrad-Reparaturstation.
  • Ladestation für Ihr E-Auto (zum Selbstkostenpreis).
  • Obstkorb sowie Getränke (Kaffee, Tee, Softdrinks, Säfte, Wasser) kostenlos im Büro.

Weitere Informationen

Haben Sie Lust darauf, in einer spannenden, nicht alltäglichen Branche zu arbeiten? Sind Sekretariat und Assistenz genau „Ihr Ding“? Dann warten Sie nicht länger, denn wir haben nur eine Position zu vergeben! Bitte senden Sie uns Ihren Lebenslauf sowie ein aussagekräftiges Anschreiben, indem Sie Ihre Motivation und Ihre relevanten Erfahrungen darlegen, an Heiko Thedens: be*******@he*********.de

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Benefits

Wir bieten

Unbefristete Vollzeitstelle

Ob unter Mitarbeitenden oder mit Auftraggebenden: Bei uns sind die Hierarchien flach und das Miteinander respektvoll und freundlich.

30 Tage Urlaub

Ob unter Mitarbeitenden oder mit Auftraggebenden: Bei uns sind die Hierarchien flach und das Miteinander respektvoll und freundlich.

38-Stunden-Woche mit Gleitzeit

Ob unter Mitarbeitenden oder mit Auftraggebenden: Bei uns sind die Hierarchien flach und das Miteinander respektvoll und freundlich.

Flache Organisations-strukturen

Ob unter Mitarbeitenden oder mit Auftraggebenden: Bei uns sind die Hierarchien flach und das Miteinander respektvoll und freundlich.

Entwicklungs­möglichkeiten mit Gestaltungsspielraum und Freiheit für Eigeninitiative

Ob unter Mitarbeitenden oder mit Auftraggebenden: Bei uns sind die Hierarchien flach und das Miteinander respektvoll und freundlich.

Kostenfreie Softdrinks, Kaffee, Tee, Obst

Einen Platz im Fahrradständer oder auf dem Parkplatz

Gemeinsame Aktivitäten

Stimmen aus der Praxis

„Das Team von Hertz & Selck ist dynamisch und entwickelt sich mit den neuen Aufgaben immer weiter. So wird es nie langweilig und man lernt immer wieder etwas Neues dazu."

Heiko Thedens, Marketing & Communications Director

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